В работе делопроизводства сплошные документы, постоянно повторяющаяся регистрация корреспонденции, плюс к этому нервное напряжение. Так считают люди, которые никогда не сталкивались с этой работой близко. О том, как все обстоит на самом деле, мы побеседовали с начальником секретариата УФСИН России по Республике Крым и г. Севастополю майором внутренней службы Татьяной Андреевой, как раз накануне ее профессионального праздника - Дня работника службы делопроизводства и архивной работы уголовно-исполнительной системы России (6 ноября).
Трудовую деятельность сегодняшний руководитель начинала в средней общеобразовательной школе учителем математики. На службу в уголовно-исполнительную систему пришла в 2010 году и сразу в делопроизводство, где прошла свой путь через все ступени карьерного роста от инспектора до начальника отдела аппарата Управления территориального органа. Более 5 лет возглавляет свое подразделение в пенитенциарном ведомстве. Примечательно, что ей хватает самообладания и она всегда внимательна и отзывчива к окружающим.
Работа документами
- Татьяна Владимировна, как вы пришли на службу в уголовно-исполнительную систему?
- Мой профессиональный путь начался почти 13 лет назад с объявления в газете о вакансии, на которое обратила внимание и решила попробовать свои силы в УИС. Служба мне сразу понравилась, захотелось совершенствоваться и расти. Быстро изучила документацию, регламентирующую деятельность, приобрела знания и опыт для успешной работы.
- Довольны ли вы таким выбором?
- Я довольна своим выбором. Мне интересно работать с документами, познавать что-то новое, пытаться улучшить учет, облегчить его, в том числе за счет современных программных продуктов, которые становятся более востребованными в службе.
- Делопроизводство – довольно обширное название, но какие именно задачи она выполняет?
- Работа подразделений делопроизводства (секретариата) и архивной работы ведомства выходит далеко за рамки только обращения со служебными документами. Она включает в себя и организацию работы с документами, их сбор, обработку и учет, регистрацию и контроль, передачу другим службам отраслевой информации, решение вопросов информационного обеспечения, систематизации и подготовки для сдачи в архив. Помимо этого, сотрудники секретариата обеспечивают режим секретности и работу с обращениями граждан, способствуют соблюдению законности, а также непосредственно участвуют в реализации управленческих решений.
- Какими качествами и навыками должен обладать специалист в вашей деятельности?
- Самое главное - это желание работать, познавать и реализовываться. Также хорошая память должна быть, поскольку, происходят постоянные изменения в законодательстве, сотрудник должен запоминать их. Немаловажную роль играет дисциплина и чувство ответственности за свое направление, так как от этого зависит работа других служб. Инспектору необходимо правильно и грамотно формировать учет документации. Организованность и внимательность. В работе ведь важна каждая деталь, все должно быть сделано правильно и на совесть. Обучаемость. Мы всегда находимся в процессе обучения, поскольку постоянно меняется программное и техническое обеспечение. Профессионализм, корректность и терпимость, соблюдение норм профессиональной этики, добросовестное исполнение своих должностных обязанностей – эти качества отличают сотрудников нашего подразделения.
- С какими трудностями сталкиваетесь в работе?
- Наиболее важен кадровый вопрос. Кадры - это те ресурсы, с кем ты строишь свою работу, на кого опираешься. От того, насколько они грамотные, зависит то, насколько проще ставить им задачи, спрашивать, планировать и добиваться общего результата. Также нельзя забывать, что мы носим погоны. А часть коллектива – это гражданские работники. Понимание значимости службы и соблюдение в ней педантичности иногда недооценивается. Но в основном, при возникновении каких-то проблемных ситуаций, стараюсь где-то с улыбкой, а где-то примером показать, что надо быть внимательнее.
Профессиональный экстрим
- Всегда ли удается корректно донести свои мысли до подчиненных?
- Не всегда. В основном стараюсь отфильтровать все лишнее, и как женщина женщинам донести информацию более детально и понятно.
- Что самое интересное в вашей работе?
- Многие думают, что у нас скучная работа, связанная только с документами, но это не так. В наши обязанности входит и прием граждан. Общение с людьми – это всегда интересно. Также, наш коллектив принимает участие в различных культурно-массовых мероприятиях. Скучать нам некогда.
- Позволяет ли ваша профессия раскрыть новые способности и проявить себя?
- Позволяет, безусловно! Я скажу больше. Работа имеет такое свойство, что в ней свой особый креатив, профессиональный экстрим. Иногда нужно проявить оригинальность подхода и оперативность. А еще наша профессия не ограничивается учетом и правовыми документами. Мы обязаны разбираться во всех сферах деятельности учреждений УИС, чтобы точно знать, кому на исполнение направить контроль. Мы и производственники, и тыловики, и юристы и т.д. А еще нужно находиться в хорошей физической форме, уметь обращаться с оружием, участвовать в культурной жизни коллектива. Поэтому способности у сотрудников раскрываются сами собой в процессе работы.
- В делопроизводстве работает только женский состав, а с чем это связано?
- Наверное, с характером нашей работы – у нас много рутинной, «бумажной» работы, мужчины, как правило, этого не любят. Сказывается и большая нагрузка. Также, в силу профессиональной деятельности нашим инспекторам часто приходится выступать в роли педагогов: объяснять сотрудникам других служб, как правильно вести учет документации – женщины, наверное, более склонны к такому роду работы.
- У вас сплоченный коллектив?
- Очень надеюсь, что так и есть. Во всяком случае, я очень стараюсь его сплотить. Конечно не получается встречаться вне службы часто. Но, если это происходит, все проходит очень достойно. Все приходят красивые, веселые, нарядные - глаз радуется! В неформальной обстановке человек всегда открывается с другой стороны. Кто-то может признаться, что был не прав. Кто-то поделится своим недовольством. Мы узнаем об увлечениях друг друга, вместе радуемся и переживаем.
- Насколько ваше направление деятельности полезно и важно?
- Данное направление - важная составляющая часть единого механизма, так как играет важную роль в управленческой деятельности всей пенитенциарной системы республики. Без четкой, отлаженной и кропотливой работы службы делопроизводства УФСИН Республики Крым, и его подведомственных учреждений, сегодня невозможно полноценное функционирование территориального органа и учреждений уголовно-исполнительной системы региона.
- Что хотели бы пожелать своим коллегам в ваш общий профессиональный праздник?
- Хотелось бы поблагодарить всех работников службы делопроизводства подведомственных учреждений и аппарата УФСИН России по Республике Крым и г. Севастополю за их добросовестный труд, пожелать всем здоровья, семейного благополучия, успеха во всем и всегда хорошего настроения!
